Mischkalkulation der Gastronomie: Der Weg ist das Ziel, nicht der Preis allein

Im vorherigen Artikel haben wir uns damit beschäftigt, unter welchen Rahmenwerten in der Gastronomie eine Mischkalkulation zu Preisen führen kann, die einerseits rechnerisch den Aufwand widerspiegeln, andererseits aber auch am Markt durchsetzbar erscheinen. Außerdem haben wir erkannt, dass das Dilemma zwischen diesen beiden Polen vermutlich jeden Gastwirt dazu zwingt, sich mit diesem Handwerkszeug zu beschäftigen. Dabei ging es hauptsächlich um die Grundlagen, wie ein solches Rechenwerk aufgebaut sein kann.

Mischkalkulation ist Gegenstand permanenter Nachkontrolle

Solche Planzahlen auch der ausgefeiltesten Mischkalkulation nützen Ihnen jedoch nichts, wenn diese nicht so oft und so zeitnah wie möglich mit den tatsächlich erreichten Zahlen verglichen werden. Der dabei betriebene Aufwand fällt also nicht nur einmalig im Rahmen der Preiskalkulation an, sondern die zu diesen Preisen führenden Kostenwerte einerseits wie auch die geplanten Umsatzwerte andererseits müssen laufend kontrolliert werden, mindestens eben bei den angesprochenen, „fetten Blöcken“, also den Artikeln, mit denen Sie den Löwenanteil ihres Umsatzes erwirtschaften.

Zum ersten können ja genau diese vorkalkulierten Preise deutlichen, auch beabsichtigten Einfluss auf ihre Umsatzstatistik nehmen. Ein absichtlich aus Werbegründen im Preis niedrig gehaltener „Renner“ könnte sich noch besser entwickeln als erwartet, die zu dessen Ausgleich etwas teurer kalkulierten Nudelgerichte werden dafür kaum angenommen. Ihr Grundgedanke hat also funktioniert, Sie sind stolz auf sich und sonnen sich erst einmal im Ruhm. Auf diese Weise werden Sie möglicherweise erst zu spät feststellen, dass Sie den Umsatz zwar steigern konnten, allerdings bezahlt mit deutlich gestiegenen Wareneinsatzkosten, deren Nachjustierung sie versäumt haben.

Zum zweiten dient die Kontrolle von Planzahlen auch der Fehleranalyse. Sobald die Wareneinsatzwerte ihrer „fetten Blöcke“ deutlich von ihren Planzahlen abweichen, ist schnellstens Ursachenforschung angesagt. Meistens werden gestiegene Einkaufspreise die Ursache sein, die gerade im Küchenbereich ihrer Aufmerksamkeit entgangen sind. Genauso können Sie ein Indiz für hohen Warenschwund gefunden haben, verursacht durch unachtsamen Umgang (Verderb und/oder Portionsgrösse), hohen Personalverbrauch (bis hin zum Diebstahl) oder Fehler bei der Lieferung. Oder aber ihre Ausgangsrechnung war fehlerhaft oder durch Zahlen bestimmt, die sich nicht realisieren lassen. In jedem Fall sollten Sie sehr bald reagieren.

Je überschaubarer die Zahl der Indikatoren ist, mit der Sie den wichtigsten Teil ihres Waren- und Verkaufsverkehrs überwachen können, desto schneller und effektiver werden Sie reagieren können. Andererseits, je mehr Werte Sie laufend kontrollieren, desto genauer mag das Bild werden. Dafür wird es oft schwieriger, zwischen Wichtigem und Unwichtigem zu unterscheiden und Sie laufen Gefahr, den Wald vor lauter Bäumen zu übersehen. Solange Sie aber eine von Ihnen selbst erstellte Mischkalkulation nachfolgend überwachen, deren Umfang und Aufwand Sie ja selbst festgelegt haben, werden Sie auch wissen, wo Sie die Bäume gepflanzt haben.

Marketingüberlegungen und Mischkalkulation

Ein Teilaspekt der im vorherigen Artikel zitierten Definition von Mischkalkulation blieb bisher noch unberücksichtigt, nämlich „durch Preisgestaltung Konkurrenten aus dem Markt zu drängen“. So grob wird es in der Gastronomie selten zugehen. Dennoch werden ihre Preise nicht nur der eigenen innerbetrieblichen Kalkulation folgen, sondern haben auch eine Werbungsfunktion. Soweit ihr Angebot einer deutlichen Konkurrenz unterliegt, wie dies bei Bier, Wasser, Pizza oder einem Wiener Schnitzel oft der Fall ist, spielt der Preis für den auch von Ihnen umworbenen Kunden eine große Rolle. Wenn Sie hier deutlich teurer sind, werden Sie etwas Besonderes bieten müssen, um sich durchzusetzen. Wenn Sie ein Familienrestaurant planen, werden Sie dies mit ihrer Preisgestaltung dokumentieren wollen. Ihr Mittagstisch für die umliegenden Büros und Geschäfte wird sicher auch mit Argusaugen auf seine Preisgestaltung hin beobachtet, allerdings mittelfristig genauso auf seine Qualität und vor allem Schnelligkeit.

Ihre Preisgestaltung orientiert sich also neben einem grundsätzlichen Bezug an den Warenkosten vor allem auch am Kunden und an ihrer Zielgruppe. Eine Mischkalkulation versucht, aus kostenfremden Gründen kalkulatorisch günstiger gesetzte Preise für einzelne, als wichtig eingeschätzte Artikel an anderer Stelle wieder auszugleichen. Diese Technik sollten Sie verstehen, beherrschen und vor allem nachkalkulieren können. Keinesfalls aber ist sie der Weisheit letzter Schluss zur Ermittlung des besten Angebotspreises, sondern lediglich eines ihrer Werkzeuge. Qualität, Ambiente, gutes Personal, alle Faktoren, die in ihrer Summe ein für den Kunden ansprechendes Gesamtkonzept widerspiegeln sind mindestens genauso wichtig für die Frage, ob Sie ihre messerscharf kalkulierten Preise am Ende am Markt durchsetzen und in hinreichenden Umsatz verwandeln können.

Ein besonders günstiger Preis gerade bei viel beobachteten Artikeln kann Ihnen tatsächlich eine Menge Kunden ins Haus spülen. Die teilweise abenteuerlichen Dumpingangebote mancher Kollegen scheinen dies zu bestätigen. Wenn aber die anderen Qualitätsfaktoren ihres Angebots den Kunden nicht zum Wiederkommen oder wenigstens zur Mundpropaganda animieren, haben die hohen Selbstkosten nur ihren Gewinn aufgefressen und Sie selbst nichts erreicht.

Mischkalkulation und Betriebskalkulation in der Gastronomie

Gerade Neueinsteiger und Gründungsplaner, die meinen Artikel über Betriebskalkulation schon gelesen haben, werden sich jetzt die Haare raufen und die Frage stellen, welchen dieser in sich schon komplizierten Bereiche sie jetzt als erstes angehen sollen, wo sie doch so offensichtlich miteinander verquickt sind. Nach einem hämischen Kommentar dazu, dass eben doch nicht jeder, der sich durch eine göttliche oder auch alkoholische Eingebung berufen fühlt, auch erfolgreich Wirt werden kann, dröseln wir es noch einmal auf:

Sie müssen alle Bereiche ihrer Kalkulation durchrechnen und aufeinander abstimmen und zwar so lange, bis sie übereinstimmen und ein befriedigendes Ergebnis abliefern. Gelingt dies nicht überzeugend, sollten Sie es lassen oder zumindest das Konzept überdenken, auf dem diese Zahlen beruhen. Zweitens wäre der Begriff „kalkulieren“ vielleicht am Besten eingedeutscht durch „ich rechne mit Folgendem“. Kalkulation ist also zunächst nur das in Zahlen gemalte Bild dessen, wie Sie sich das erste Jahr in ihrer zukünftigen Kneipe tatsächlich vorstellen. Die verschiedenen Kalkulationsverfahren und Mechanismen zwingen Sie zunächst nur dazu, sich auch die verschiedenen Aspekte einer Einkaufs- und Lagerlogistik, ihres Gebäudes, der Personalpolitik und der Ablauforganisation z.B. für die Erstellung ihres Businessplans so genau wie irgend möglich vor Augen zu führen.

Die Betriebskalkulation führt Ihnen dabei die Kostenstruktur vor Augen, die Sie nur zu einem Teil selbst beeinflussen können. Sie macht deutlich, ob unter diesen Annahmen in ihrem erhofften Umsatz ein genügender Teil für ihren Betriebserfolg übrig bleibt und ob dieser ausreichen wird, davon auch leben zu können. Die Preiskalkulation ist der Teil, den Sie selbst bestimmen können unter der Vorraussetzung, dass sie diese Preise auch durchsetzen können. Im Ergebnis bestimmt diese den Wareneinsatzfaktor ihrer gesamtbetrieblichen Kostenstruktur und meistens wird dies Resultat einer Mischkalkulation zwischen verschiedenen ihrer Angebote sein. In zweiter Linie natürlich bestimmen sie natürlich auch die Umsatzhöhe, weil sie der Summe dieser Preise multipliziert mit den erwarteten Verkaufszahlen entspricht. Am Punkt Wareneinsatz und Umsatz verzahnen sich also beide Rechnungen und hier müssen sie auch übereinstimmen.

Insgesamt aber entsprechen diese Zahlen nur dem Bild, das Sie sich vorab selbst machen, sozusagen der technischen Zeichnung des Gebäudes, das Sie bauen möchten. Sollte das Gebäude bereits stehen, geht es eben um den Aus- oder Umbau. Ob Sie diese Zeichnung auch so realisieren können, hängt nicht nur allein von Ihnen ab, sondern auch davon, ob ihre Annahmen bezüglich Umwelt, Baukosten, Besucherfrequenz etc. richtig waren. Deshalb sollten diese so genau wie möglich definiert sein wie auch die Position, in der sie ihren Niederschlag in ihrem Zahlenwerk finden.

Keine Planung wird am Ende in allen Punkten so realisiert, wie sie gedacht war, und so wird es auch der ihren gehen. Aber je genauer Sie ihre Vorplanung in allen Kalkulationsbereichen in konkrete Zahlen übersetzen, desto genauer können Sie diese auch später mit tatsächlich erreichten Ergebnissen vergleichen. Und an diesen Unterschieden werden Sie schnell erkennen, wo es nachzubessern gilt und wo ein viel versprechender Weg ausgebaut werden muss.

Betriebskalkulation und Finanzamt

Der Vergleich zwischen Vorplanung und Ergebniskontrolle ist also der ursprüngliche und eigentliche Zweck ihrer Betriebskalkulation. Sie ist daher nicht zu verwechseln mit der (steuerlichen) Buchführung. Diese gehorcht rechtlichen Vorgaben und Regeln, während Sie die Grundsätze ihrer Kalkulation als Steuerungselement des eigenen Erfolgs selbst einrichten, wie es Ihnen zweckmäßig erscheint. Dennoch werden Sie viele dieser später erwirtschafteten Zahlen sowohl für die Steuerbuchführung als auch für die eigene Nachkalkulation benötigen. Sie können sich also viel Zeit und Aufwand sparen, wenn Sie die Zahlen ihrer eigenen Kostenrechnung gleich so definieren, dass sie auch aus ihrer Steuerbuchhaltung zu entnehmen sind, ggf. auch durch Ergänzungsrechnungen und/oder Einrichtung besonderer Kostenstellen bei der Erfassung der Daten.

Auch der Auswahl eines Kassensystems für ihren Betrieb sollten Sie unter diesem Gesichtspunkt besondere Aufmerksamkeit widmen. Nachdem es Bon für Bon ihre gesamten Verkaufsvorgänge abbilden wird, sollte seine Software so eingerichtet sein, dass es die von Ihnen benötigten Informationen zur Nachkalkulation ihrer Planungen problemlos, am Besten auf Knopfdruck bereitstellen kann, ohne dass sie mühsam einzelne Positionen abschreiben, übertragen oder sonst wie umbasteln müssen.

Das Finanzamt ist aber nicht nur an ihrer Steuerbuchführung interessiert. Wenn Ihnen aufgrund der durch diesen Artikel angeregten, sorgfältigen Planung auch langfristig Erfolg beschieden ist, wird es nach einiger Zeit zur Steuerprüfung anrücken und dabei seine eigenen Kalkulationen anstellen bezüglich der von Ihnen eingekauften Waren und der aufgrund ihrer Preise erzielten Umsätze. Dabei unterstellt diese Behörde grundsätzlich die Vorstellung, Sie könnten eingekaufte Waren auch an Kunden verkauft haben, ohne dies als Umsatz zu deklarieren und wird versuchen, Ihnen dies anhand eigener Hochrechnungen auch zu beweisen. Soweit Sie ansonsten nichts zu verbergen haben, schadet es also nicht, Aufzeichnungen über die eigenen Kalkulationsgrundlagen aufzubewahren. Umso mehr gilt dies für die Ergebnisse von eigenen Fehleranalysen bei abweichenden Wareneinsätzen, also Begründungen für außerordentlichen Warenschwund oder andere besondere Vorkommnisse. Ohne plausible und dokumentierte Erklärungen solcher möglichst zeitnaher Eigenprüfungen oder auch der Grundlagen der eigenen Preiskalkulation wird der Betriebsprüfer nämlich gnadenlos von seinen eigenen, aus dem Durchschnitt ihres Betriebstyps entwickelten Kalkulationsgrundlagen ausgehen. Auf deren Basis schätzt er anlässlich einer Betriebsprüfung den von ihm erwarteten Umsatz auf Basis ihres Wareneinkaufs. Den wird er so lange als zu (nach-)versteuernde Betriebseinnahme annehmen, wie Sie nicht schlüssig das Gegenteil beweisen können.

Im Rahmen des Steuerrechts noch ein kurzer Tip am Rande. Nach (2011 noch) geltendem Steuerrecht muss in der Gastronomie der Außer-Haus-Verkauf als betriebsfremde Einnahme nur einem Mehrwertsteuersatz von 7% unterworfen werden. Ihrem Kunden, dem Endverbraucher, ist das egal. Für Sie selbst macht es einen deutlichen Unterschied, ob Sie 12 % des vereinnahmten Endpreises ans Finanzamt zahlen oder in die eigene Tasche stecken. Der Verkauf über die Straße kann also durchaus lohnend sein, weshalb Sie ihr Verkäufer bei McDonalds und anderswo auch immer so freundlich fragt, ob Sie „zum Mitnehmen“ einkaufen möchten.

Die Grundlagen der Mischkalkulation sowie die Kostenstruktur einer Betriebskalkulation der Gastronomie wurden in den Vorgängerartikeln ausführlich behandelt. Wegen seiner Bedeutung für die Gastronomie werde ich den Begriff „Wareneinsatz“ in einem weiteren Artikel nochmals für das Gastgewerbe definieren.

Bis dahin empfehle ich Ihnen mein allgemeines Beratungsangebot in seiner ziemlich fairen und erschwinglichen Grundausstattung.

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This entry was posted on Samstag, Januar 22nd, 2011 at 05:08 and is filed under Gastronomie-Probleme und Antworten, Organisation und Verwaltung. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. You can leave a response, or trackback from your own site.